形式让位效率,国人会 议形式变革悄然进行

媒体报道
2016-11-22

根据英国1000名办公 室员工的投票结果显示,灵活的 工作环境为员工带来好处,他们会更愿意“加班”,公司若 允许员工在家工作,平均每年将增加额外24天的工作时间。商务人 士都有这样的经历,无论是在家里、在路上,或在旅途中,都可能 突然面临需要快速接入会议的情况,解释客 户的重要问题或是接受同事及合作伙伴的咨询;联系以 上两条信息不难发现,灵活的 工作方式已经为人们认可和实践,与之相 伴随的则是更高效的企业内部沟通形式,即更好的会议形式。


接轨国际市场,中国会 议效率改革迫在眉睫


成功的 会议对企业员工能力提升、企业高 效管理有很大的帮助,提高会 议质量就是提高公司整体的运营效率。中西方 会议差异一直比较明显,中国人 比较注重传统会议 形式以 及有其带来的会议文化,所有参 与者聚集在大会议室里,台上讲话,台下听课,已经是 国人司空见惯的会议形式,除此之外,各种专 业的研讨会和产品发布会 也讲究会场效果,因此时 常出现远在全国乃至世界各地的人跨越地域参加同一场会议,至于会议效率的评估,目前还 处于比较落后的状态。

西方国 家则有不同的会议形态,他们开 会更为注重沟通和分享,远程多 方沟通已成为常态,这首先 是因为企业管理模式多为扁平化管理,其次由 于西方国家商业文明发展较快,对于效 率的认识和认可远远超出国内企业,因此多 方通信已经伴随着美国的现代商业文明走过了近30年,目前覆盖了超过90%的美国企业,而中国 的企业多方通信直到21世纪初才出现。

以IBM中国为例,每月企 业内部召开几千场远程会议,根据其 多方通信供应商会畅通讯的统计数据,每月IBM中国在 会畅通讯平台上有电话会议3000多场,覆盖16000人以上,月通话分钟数超过600000,这占据 了他们企业内部会议的90%。使用电 话会议的优势在于,除了开会方便,还可以 得到很多附加值,如每次 会议后得到会议报告、每个月 结束后都能得到由供应商提供的月使用报告,告知本 月会议的使用情况及成本等信息,通过这 些信息可以更好地掌控具体业务进而做出改进。

反观国 内企业情况就没那么乐观了,目前大 多数国内企业却仍然徘徊在这种高效沟通形式之外,很多对 远程通信的概念还停留在QQ即时通讯、“八爪鱼”电话设备等层面上,因此在 面对与国际接轨的需求时,迫切地 需要改变自身会议管理方式以提升效率。


多方通信潮流难挡,服务质量一马当先


会畅通 讯的统计数据表明,在企业 通信工具使用中,电话和 视频会议使用率高达84%,位居第一位。这是因为,电话(语音)和视频会议的即时性,能够随时解决问题,效率相 比企业其他两种常用的基于互联网的通信工具——邮件和及时通讯更高。“无论何时,无论何地,一键便捷入会”成为很 多企业期望的一种工作方式。

尽管如此,目前国 内大多数企业还保持着旧有的会议沟通方式,除了传 统会议文化对企业固有的影响,对目前 多方通信的服务不了解和不满意也是原因之一,这无形 中增加了国内整体会议方式变革的难度,而这恰 恰也是给多方通信服务商们提出的新挑战——如何能 够给客户提供完美简便的使用服务。

事实上,目前多 方通信产品已发展得较为成熟,在很大 程度上能满足国内绝大多数企业的需求。但技术上的优势,并不是 赢得这些高端企业“欢心”的关键,最打动 终端用户的是多方通信厂商提供的贴心服务。知名市场分析机构IDC在多方 通信调研报告中称“供应商 能否提供快速的技术反馈机制与完善的服务体系将成为企业用户选择的主要因素。

多方通 信作为企业通信的核心诉求,已经悄然演进至3.0时代,客户服 务品质成为多方通信服务商之间差异化的关键,与之相对应,很多国 内企业目前面临的最大问题是,空有高价格的产品,但却不熟悉产品特性,不知道如何使用,不会更好地使用,这就要 求供应商更多地扮演多方通信服务咨询者角色,为企业 解决非技术差距造成的使用难题,让远程 多方会议顺利地帮助企业完成任务、提高效率,进而协 助国内企业更快更好实现全新工作方式的变革。

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